De maneira inovadora, os trabalhos de apoio da Reitoria, por meio da PRAC, aos Projetos e Programas do Proext iniciaram com antecedência de seis meses, na perspectiva de garantir maior qualidade no acompanhamento técnico e pedagógico sistemático, bem como para maior otimização quanto aos gastos dos recursos e processos de compras e aquisição de materiais.

Participaram da reunião, além de coordenadores de projetos e programas, professores colaboradores das ações de extensão e assessores de extensão de centros e departamentos. Também marcaram presença a Reitora, Profª Margareth Diniz, o Pró-Reitor da PRAC, Prof. Orlando Villar, e o Coordenador da COEP, Prof. Dailton Lacerda.

Nesta Reunião, a COEP/PRAC propôs nove diretrizes para a gestão do PROEXT 2014, as quais foram qualificadas e aprimoradas pelas sugestões dos presentes na reunião, de forma que se configuraram da seguinte forma:

1) Agenda de reuniões mensais, algumas delas itinerantes (nos outros Campi da UFPB), envolvendo: coordenadores(as) e assessores(as) de extensão dos centros, podendo ter reuniões prévias nos centros, especialmente nos Campi do interior;

2) Definição da COEP/PRAC como ponto de referência para mediação e orientação das dificuldades dos projetos e programas junto à PRAC e às demais pró-reitorias, com criação de um sistema de chamada e notificações da COEP/PRAC para o Proext 2014;

3) Delineamento, ainda em 2013, de todos os pedidos de materiais de consumo e permanente, para que se organize um único processo licitatório para a aquisição de materiais e equipamentos para o PROEXT 2014;

4) Agenda trimestral de oficinas pedagógicas. Deverão participar, necessariamente, o(a) coordenador(a), representantes estudantis, representantes docentes e representantes técnicos-admnistrativos, podendo ainda, caso se aplique, serem convidados representantes da sociedade;

5) I Encontro Unificado do PROEXT na UFPB, para integração entre os participantes dos Proexts, visando o aprimoramento teórico-metodológico, avaliação e o compartilhar de experiências, em Novembro;

6) Página eletrônica de notícias e divulgação de ações do PROEXT 2014 da UFPB, com abastecimento promovido pelos próprios Programas e Projetos de Extensão, através de sistema criado e administrado pela COEP/PRAC;

7) Coletânea de artigos oriundos dos projetos e programas do PROEXT 2014, em livro e Revista, tendo como fio condutor: a construção das propostas e dos projetos, com sua fundamentação teórico-metodológica, seus objetivos, justificativas e significados para a sociedade, resultados esperados e perspectivas de futuro.

8) Garantia de apoio e recursos aos projetos e programas que foram aprovados sem recursos, o que se dará considerando os limites orçamentários institucionais, mas que será pactuado em conjunto com a PRAC e os coordenadores de projetos e programas nesta situação.

9) Criação, pela COEP/PRAC de um Manual de Orientação aos coordenadores de projetos e programas do PROEXT, quanto a operacionalização técnica e financeira das ações de extensão e procedimentos institucionais de gestão.

Desde já, os coordenadores de projetos e programas do PROEXT 2014 podem contar com o apoio sistemático da COEP/PRAC quanto da administração e gestão de suas ações, assim como dúvidas e  eventuais dificuldades que encontrem na gestão dos recursos, o que poderá ser efetivado por visita à sala da COEP, no térreo da Reitoria, mas, principalmente, por meio do sistema de notificação da COEP para demandas do PROEXT 2014, através do sítio eletrônico: 

<https://docs.google.com/forms/d/1GeGXECdmxriqlZtD5bCTW_K7eM3X0NX79DXKb4UfW50/viewform>

Outra iniciativa é a possibilidade dos coordenadores e colaboradores de Ações do PROEXT 2014 enviarem diretamente a COEP/PRAC sugestões de notícias quanto ao desenvolvimento de suas ações e promoção de eventos relacionais a seus projetos e programas. Isto se dará através do Sistema disponível no endereço:

<https://docs.google.com/forms/d/1RBaW4X03q7xgULAAnmvsWl2aCbfjFzWIQaH_SygoK9Q/viewform>

Ao submeter a demanda, de imediato a equipe da COEP/PRAC providenciará alimentação da página do PROEXT 2014 na PRAC.

Para a continuidade dos trabalhos, além das diversas ações que serão promovidas a partir destas diretrizes, os trabalhos de gestão e acompanhamento do PROEXT 2014 continuarão com encontros mensais, ocorrendo o próximo no dia 30 de agosto, das 15 às 17h, na Sala de Reuniões da SODS.

Para maiores informações, envie e-mail para coep@prac.ufpb.br oucoep.ufpb@gmail.com, ou pelo fone (83) 3216-7211.