O artigo apresenta as etapas de implantação da digitalização dos dossiês dos Servidores da Universidade Federal Rural de Pernambuco, seguindo orientação da Portaria Normativa nº 4, de 10 de março de 2016, que cria o Assentamento Funcional Digital (AFD), nas Instituições Federais de Ensino Superior. Trata-se de um estudo de caso, sendo de natureza qualitativa, uma vez que, analisamos o fenômeno estudado desprovido de aspectos quantitativos, bibliográfico na utilização teórica para fundamentação da temática, de cunho documental, a partir da análise dos documentos relacionados ao AFD, descritivo e exploratório. Na fundamentação, trazemos uma discussão em torno da eliminação de documentos originais após digitalização em contratempo aos riscos da garantia e validade jurídica das informações durante o tempo. Conclui-se que um processo de digitalização, deve ser planejado diante de uma organização dos documentos ainda em suporte físico, em consonância, o AFD mostra-se como uma iniciativa voltada para proporcionar rapidez ao acesso do histórico funcional dos servidores, preservando assim os documentos originais e sendo adaptado as mudanças que venham ocorrer no âmbito da Universidade.

Palavras-chave: Assentamento Funcional Digital. Eliminação de documentos. Universidade Federal Rural de Pernambuco.