Gestão Administrativa Unidades: João Pessoa / Santa Rita

Gestão Administrativa Unidade: João Pessoa

E-mail: gestaoadm@ccj.ufpb.br

• Adotar estratégias e meios para que as atividades desenvolvidas presencialmente no setor sejam adaptadas para o trabalho remoto, enquanto durar a modalidade de teletrabalho, de modo que as atividades rotineiras do setor sejam mantidas e as demandas sejam atendidas em tempo hábil, garantindo que o fluxo habitual dos processos e procedimentos não sofra descontinuidade;
• Apoio na elaboração de relatórios administrativos e orçamentários periodicamente e sempre que solicitado pela Direção;
• Buscar no Almoxarifado Central da UFPB os materiais de consumo solicitados diretamente em pregões, verificando se o pedido está em conformidade com o empenho emitido;
• Efetiva a execução do orçamento anual do centro;
• Cadastro e envio do Plano Anual de Contratações 2022 no Sistema de Planejamento Gerencial de Contratações do Governo Federal;
• Elaborar ofícios e outros documentos necessários à comunicação interna e externa e à composição de processos, requisições, entre outros;
• Criar e acompanhar a tramitação dos processos originados na unidade Gestão Administrativa, bem como aqueles originados em outros setores cujo teor são de interesse do setor;
• Encaminhar para o Arquivo Setorial os documentos físicos recebidos e os produzidos pelo setor para o devido arquivamento, observando sempre as orientações pertinentes para a guarda e o arquivamento adequados;
• Solicitar a manutenção da infraestrutura do prédio e, posteriormente, verificar se o serviço foi executado;
• Realizar os procedimentos necessários para solicitar a abertura de pregão (preenchimento de formulários, cotação de preços e envio de processo) para aquisição de materiais de consumo e permanentes, bem como para a contratação de serviços, que não estejam contemplados nos pregões vigentes;
• Distribuir os materiais permanentes conforme a demanda e o planejamento da unidade, solicitando a assinatura do termo de responsabilidade no momento de entrega do bem;
• Envio e recebimento de e-mails e demandas por meio do e-mail institucional;
• Dar suporte às Unidades de Gestão Administrativa de Santa Rita e do Núcleo de Prática Jurídica, no Prédio histórico da Faculdade de Direito, quanto ao recebimento e/ou distribuição de materiais de consumo e permanentes, e intermediando, sempre que necessário, o contato entre eles e os diversos setores da Universidade no Campus;
• Elabora relatórios para assessorar tomadas de decisão da Direção

Gestão Administrativa - Unidade: Santa Rita

E-mail: gestaoadmdcj@ccj.ufpb.br

Atividades exercidas remotamente:

• Acompanhar a tramitação dos processos originados na Gestão Administrativa como também o motivo dos atrasos desses processos;
• Atender ao público interno e apoio a eventos internos;
• Atender ao público externo, principalmente à Prefeitura Municipal de Santa Rita e de outros cidadãos externos, na forma da lei, quanto à disponibilização do auditório da unidade ou mais de um setor da unidade do CCJ de Santa Rita para realização de seus eventos, mediante ofício remetido a equipe da gestão, que fará a reserva, bem como acompanhará a execução desses eventos no interesse do Centro;
• Realizar o planejamento anual da execução orçamentária da unidade do CCJ de Santa Rita, bem como acompanhar e executar o seu orçamento anual;
• Acompanhar as Intenções de Registros de Preços e registrar a demanda estimada em tempo hábil;
• Instruir os processos de pagamento relativos aos serviços prestados ao Centro, encaminhando a Nota Fiscal, devidamente atestada, e os demais documentos necessários, via processo eletrônico, para o setor responsável pela execução dos pagamentos;
• Analisar as demandas apresentadas pela Direção do Centro e demais setores da unidade a fim de compatibilizá-las com o planejamento anual traçado pela equipe de gestão administrativa e financeira, priorizando a aquisição e/ou contratação de serviços constantes no planejamento, ressalvadas as situações urgentes, imprevisíveis ou de interesse da Direção;
• Elaborar relatórios periodicamente sempre que solicitado pela Direção, registrando e descrevendo detalhadamente toda atividade financeira e orçamentária da unidade do CCJ de Santa Rita;
• Solicitar serviços;
• Solicitar a aquisição de materiais de consumo e expediente, limpeza, mobiliário e equipamentos;
• Realizar cotação de preço para aquisição de materiais, móveis e equipamentos que não estão contemplados em pregões;
• Distribuir materiais de consumo (materiais de expediente e de limpeza) a todos os setores da unidade do CCJ de Santa Rita nos 3 turnos de atividades da unidade;
• Buscar materiais de expediente e limpeza no Almoxarifado Central da UFPB, verificando se o pedido foi atendido total ou parcialmente;
• Buscar no Almoxarifado Central da UFPB os materiais solicitados diretamente em pregões vigentes, verificando se o pedido está em conformidade com o empenho realizado;
• Solicitar e buscar materiais de limpeza no LAPQ- CT, fazendo o acompanhamento periódico do saldo disponível para essas aquisições;
• Receber, distribuir e controlar mobiliários e equipamentos; Distribuir os bens permanentes conforme a demanda e o planejamento da unidade, solicitando a assinatura do termo de responsabilidade no ato de entrega do bem;
• Elaborar os documentos oficiais do setor, seguindo os padrões do CCJ como também gerenciar os documentos do setor na sua guarda provisória e permanente; separar e acondicionar em caixas específicas os documentos recebidos e os documentos produzidos, de acordo com o tipo, e encaminhar para o Arquivo Setorial para o devido arquivamento, observando sempre as orientações pertinentes para o arquivamento adequado;
• Gerir o orçamento referente ao abastecimento dos veículos do CCJ, além de conferir as contas com a Superintendência de transportes da UFPB e manter o controle físico das notas de abastecimento e subsidiar a Direção com informações concernentes à autorização ou não de determinado deslocamento;
• Realizar a solicitação de compra de passagens e solicitação de diárias, inclusive cotação de preços e acompanhá-lo até a sua conclusão, realizando alterações quando necessário; Realizar o processo de solicitação de hospedagens e acompanhá-lo até a sua conclusão, realizando alterações, quando necessário;
• Realizar o inventário Patrimonial e instruir processo no SIPAC para a devolução de materiais inservíveis ao Setor de Patrimônio da UFPB;
• Emitir de relatório de movimentação dos estoques do depósito e do almoxarifado;
• Requerer e fiscalizar a manutenção predial;
• Acionar imediatamente as Superintendências, em caráter de urgência, sempre que algum problema estrutural puder colocar em risco a integridade física das pessoas que transitam no Centro ou quando oferecer risco ao patrimônio da instituição ou de terceiros;
• Acompanhar a execução dos serviços por parte das Superintendências e de empresas terceirizadas (serviço de recepção, limpeza e vigilância) orientando os trabalhadores indicando local, fornecendo informações e auxiliando no que for necessário, além de atestar a realização dos serviços em formulário próprio;
• Manter sob a guarda do setor as cópias das chaves de todas as salas do Centro para serem utilizadas em casos excepcionais ou emergenciais
• Visitar os setores da unidade do CCJ de Santa Rita de modo a identificar problemas relacionados à manutenção de equipamentos e da infraestrutura do prédio;